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      首頁 >> 應用解決方案 >> 自動化辦公管理方案

      自動化辦公管理方案  

      一、方案背景

        辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)于50年代在美國等西方國家首先興起,是將高效辦公和現代計算機技術結合起來的新型綜合學科。自從80年代以來,OA開始進入我國并得到了快速而廣泛的發展:

        對于OA系統在政府部門和集團企業中的建設現狀而言,面臨著組織規模大、辦公層次多、業務類型多樣化、對資源管理配置、效率提升具有較高要求等一系列難點,小而全的OA產品已經無法滿足用戶要求,需要新的IT解決思路和設計方案。

        基于對政府公文流轉特性與企業協同辦公需求的深入理解,楚星軟件構建起一套包括OA辦公協同處理系統、集中審批平臺、印章集中作業系統、在線招投標系統、檔案管理系統等在內的集中化、自動化的辦公管理解決方案。


      二、方案介紹

        本方案著力于提升企業內部協同辦公水平,對特定作業集中處理以增進企業管理效能,促進企業知識財富沉淀和利用,通過企業門戶建設、信息發布和便捷溝通促進企業文化建設。

        方案對各業務元素和核心需求進行解耦和建模,將各業務單元和子模塊進行再造、組合、關聯和集成,以滿足企業各方面的真正需求。以最新的工作流、模板技術、企業信息總線(ESB)以及影像壓縮、海量存儲等技術作為平臺支撐,打造一個靈活、可伸縮的企業辦公作業平臺。

          OA方案說明   

        本方案將有效利用本單位內外信息資源,極大地提高全系統工作效率、強化內部執行力、降低管控風險、加快工作響應能力、增強組織的核心競爭力。


      三、方案功能設計

        該解決方案以協同管理為核心,圍繞實現組織機構內部工作流、實時協同、集中處理、信息共享等多方面、多層次的應用,為組織構建一個靈活、高效的工作平臺。

        同時,該方案所具有的優越擴展性,能夠最大程度的滿足組織發展和機構調整過程中的變化需求。

        行政辦公平臺:
        實現辦公事務的自動化、集中化處理。通過公文流轉改變了企業傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,真正實現無紙化辦公。
        對企業的招投標過程進行全程線上監控,充分體現“公正,公平”的招標原則,減少人為因素影響。同時將傳統的招投標過程轉變為一個簡單、方便、快捷的過程,力爭為招標方和投標方節約成本,為雙方帶來最大的利益。
        對企業的各種資源進行有效地管理,檢測使用沖突,合理調控,包括物品管理、會議管理、車輛管理、合同管理、出差管理、出差管理、報銷管理等。

        團隊協作平臺:
        通過為部門和團隊之間提供一個全方位的溝通、協作平臺,提高部門、項目組之間的工作效率和質量,使團體成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出即時的響應。實現組織的通信、共享、管理和制訂各種組織文檔或日程安排,使團隊成員或臨時任務中交流想法、共享信息、協同完成任務變得更輕松。
        個人工作臺為員工個人的工作提供快捷和便利,通訊錄、日程、提醒等小工具是員工日常工作的有用助手,員工每天通過這個工作臺可以方便地處理公司的各類事務。

        知識管理平臺:
        實現知識的沉淀、共享、學習、應用和創新,整個組織能夠積累基于戰略的核心知識資產,為高層管理提供決策支持和信息情報。
        員工能夠根據自己的崗位隨時隨地使用自己或他人日常工作的積累,對工作做出指導與幫助、提升工作的績效。

        企業通信平臺:
        建立企業范圍內的電子郵件和網絡通信系統,包括Web Mail、即時通訊、手機短信、傳真收發、會議召開等,使企業內部通信與信息交流快捷流暢,并且與Internet郵件互通。

        信息發布平臺:
        為企業的信息發布、交流提供一個有效的場所,使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播,使企業員工能及時感知企業發展動態。

        文化管理平臺:
        從企業文化建設著手,提高員工工作激情,營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍,從而穩定工作情緒,激發工作熱情,形成一個共同的工作價值觀,進而產生合力,實現共同目標。

        信息集成平臺:
        OA系統能把企業的核心業務系統、MIS系統、財務系統等集成到工作流系統中,使得系統界面統一、帳戶統一,業務間通過流程進行緊密關聯。

       

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